Tücken einer Telefonkonferenz

Ob geliebt oder gehasst, trotz moderner Kommunikationsmöglichkeiten ist die Telefonkonferenz immer noch der Standard im täglichen Büro-Alltag. Obwohl manche sicher bereits Jahre in Telefonkonferenzen aktiv sind, gibt es viele Missgeschicke, die den Erfolg einer Telko beeinflussen können. Dabei können schon wenige Schritte dabei helfen, dass jeder eine gewinnbringende Erfahrung erhält.

Einfache Tricks führen zum Telko-Erfolg

Es scheint banal zu sein, doch viele vergessen bei der Telefonkonferenz schlicht für ein ruhiges, angenehmes Umfeld zu sorgen. Dass heißt: Fenster und Türen schließen sowie Handys und Geräte auf lautlos zu stellen. Zudem sollte man Kollegen entweder vorab eine Nachricht hinterlassen oder durch ein Schild an der Tür hinweisen, dass gerade eine Telko stattfindet. Ebenso sollte man auf eine geeignete Örtlichkeit achten. Großraumbüros sind genauso für Besprechungen ungeeignet, wie kleine, fensterlose Büros, die wenig Lichteinfall haben.

Neben der Örtlichkeit und ihren Vorraussetzungen ist ebenso die richtige Planung und Umsetzung für den Erfolg einer Telko entscheidend. Hektik und Stress führen dabei zum gegenteiligen Effekt. Wählen Sie das Zeitpuffer für ihre Telko großzügig und lassen Sie genügend Wartezeit, damit alle Teilnehmer sich einklinken können. Ebenso sollte vor der Telko eine kurze Smalltalk-Phase drin sein, damit alle Beteiligten in Gesprächslaune kommen. Ein NoGo ist dabei ein zu früher Start, wenn noch nicht alle Beteiligten anwesend sind.

Auch unterwegs kann eine Telefonkonferenz funktionieren

Sollten Sie in eine Telko geraten, während Sie unterwegs sind, versuchen Sie eine bestmögliche Ausgangslage zu schaffen. Sprich, ein ruhiger Raum, ein Parkplatz, eine Raststätte sowie ein stabiler Handyempfang. Achten Sie zudem auf Privatsphäre. Eine Telefonkonferenz und deren Themen ist sicher nicht für alle Ohren bestimmt.

Letztlich ist neben dem konzentrierten Zuhören und Erfassen des Gesagten wichtig, wie man selbst in solch einem Meeting agiert. Aufgrund von Verbindungsstörungen und der Möglichkeit für Missverständnisse ist es wichtig, in einer Telefonkonferenz langsamer und artikulierter zu sprechen. Aufgrund dessen, dass die Gesprächspartner sich nicht sehen, ist eine direkte Adressierung mit Namensnennung wichtig, damit jeder weiß, dass er gerade angesprochen wird.

Das Beachten dieser Hinweise sollte einem dabei helfen, die nächste Telefonkonferenz zu einem Erfolg zu führen.

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