Checkliste für die perfekte Eventplanung

Eventplanung – Was muss man dabei beachten?

Was ist häufig die größte Hürde auf dem Weg zu einer gelungenen Veranstaltung? Mangelnde Organisation – die Sache, die so oft Schuld daran ist, dass Dinge misslingen. Egal ob es die Organisation von Meetings, Arbeitsevents, Dinner oder einer Vernissage betrifft, meistens steckt hinter der Planung für Veranstaltungen viel mehr als das, was das bloße Auge erkennen kann. Hätten Sie z.B. daran gedacht Personal für den Technikaufbau bzw. -abbau einzustellen oder hätten Sie daran gedacht, dass auch jemand nach dem ganzen Spaß sauber machen muss? All diese Dinge bekommen wir gar nicht mit, wenn wir an einer Veranstaltung teilnehmen.

Mit Location und Catering ist es nämlich noch lange nicht getan. Jede noch so kleinste Kleinigkeit ist bei der Eventplanung zu beachten. Vor allem für die Budgetkalkulation ist es wichtig, an jedes Detail zu denken.

Damit bei Ihrer eigenen Eventplanung für zukünftige Veranstaltungen nichts unter den Tisch fällt haben wir hier eine Checkliste für Ihre Budgetkalkulation, an der Sie sich entlanghangeln können.

  1. Personal

Personal wird während des kompletten Veranstaltungsprozesses benötigt – sowohl vor, während als auch nach der Veranstaltung. Denken Sie an Personal für Konzeption, Planung, Koordination und Realisierung, z.B. Hostessen, Köche, Personal für Technik Auf- und Abbau, sowie Reinigungskräfte.

  1. Location

Für die Location-Suche ist es wichtig, einige Dinge zu beachten. Mit der einfachen Raummiete ist es nämlich nicht getan. Neben Größe, Personenkapazitäten, Atmosphäre etc. müssen auch Rahmenbedingungen wie die Türhöhe, Barrierefreiheit und Anlieferungsmöglichkeiten beachtet werden. Für die Suche können Ihnen Locationsportale wie Eventsofa oder Der Eventplaner helfen.

  1. Ausstattung

Sollte die Location nicht das benötigte technische Equipment bieten, so muss dieses natürlich extern beschaffen werden. Achten Sie auch auf Kleinigkeiten wie Adapter oder Stromanschlüsse.

  1. Entertainment

Wie möchten Sie Ihre Gäste unterhalten? Ob Sänger, Band, Zauberer oder Clown, bedenken Sie auch Dinge wie Anreise, Catering und evtl. benötigten Lagerraum für den Künstler.

  1. Catering

Ausreichend Verpflegung für Ihre Gäste ist wichtig. Ob ein Frühstück bei frühem Start, Mittags-Lunch oder Dinner, auch genügend Personal muss bedacht werden. Pauschal rechnet man eine Hostess für 10 Personen. Außerdem sollten Sie vorab checken, ob das benötigte Geschirr in der Location vorhanden ist oder vom Catering-Service extern bezogen werden muss.

Vergessen Sie nicht, auch an Vegetarier und Veganer oder Personen mit Unverträglichkeiten zu denken. Hierfür ist es von Vorteil, sich im Voraus zu informieren. Ein kleiner Zusatzaufwand, der Sie aber Am Ende zum perfekten Gastgeber macht.

  1. Dokumentation

Wenn Sie Ihre Veranstaltung festhalten möchten oder im Nachhinein publizieren wollen, sind auch Kosten für Fotografen, Regisseure, Flyer oder die Presse einzuplanen. Wichtig ist auch, diese in den Ablauf der Veranstaltung miteinzubeziehen.

  1. Beratungs-/ Agenturleistungen, Versicherung, Steuern

Eventagentur buchen oder selbst organisieren? Das ist oft die Frage. Hier ist es wichtig auch für diese Dienstleistung das benötigte Budget, ebenso mögliche Versicherung für Location und Technik einzukalkulieren.

Ihnen raucht der Kopf von diesen vielen Punkten? Dann fragen Sie für Ihr Meeting, Ihren Workshop oder Abendveranstaltung einfach unser SKYLOFT an! Wir übernehmen die komplette Organisation, damit Sie sich vollständig auf Arbeit und Vergnügen konzentrieren können. Schicken Sie uns jetzt Ihre Anfrage und informieren Sie sich über unsere Services. Egal welchen Wunsch Sie haben, wir werden alles daran setzten, diesen umzusetzen.

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